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POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Dans le cadre de la navigation sur le site www.cehopale.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales, le CSE HOPALE est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel au sens du règlement général de la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978.
La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE HOPALE , les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel sur le site par le CSE HOPALE agissant en qualité de responsable du traitement.
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Données collectées et traitées
Conformément au principe de minimisation, le CSE HOPALE ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le CSE HOPALE peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l’entreprise.
Les données recueillies indirectement par le CSE HOPALE via le service des ressources humaines sont :
- Nom et Prénom
- Date de naissance
- Date d’entrée
- Site et service
- Qualification professionnelle
- Matricule
Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par le CSE HOPALE pour la réalisation des finalités décrites au point 2 sont les suivantes :
- Pour l’identification de l’employé Nom et Prénom (photo facultative), Sexe, Date de naissance, Coordonnées personnelles (adresse – téléphone)
2. Pour la situation familiale
- Situation matrimoniale
- Personne à charge les ayants-droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant-droit
3. Pour les éléments professionnels
- Matricule interne
- Date d’embauche
- Site
- Service
- Statut
- Collège
- Date d’entrée
- Date de sortie
4. Pour la situation financière
Aucun élément financier (RIB) n’apparaît dans la fiche du salarié. Uniquement le collège sert de référence pour l’abondement alloué par le CSE pour les chèques vacances
5. Pour les prestations offertes
- Nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin, lieu de séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille)
- Montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, chèques vacances, CB)
6. Autres
- Prime de garde : attestation employeur du conjoint, avis d’imposition, factures
- Aides aux vacances : attestation employeur du conjoint, factures
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Finalités de traitement des données
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par le CSE HOPALE peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation de listes d’ayants-droit
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions , inscriptions, commandes de prestations, remboursement de prestation, suivi et historique de commandes de prestations, et d’utilisation des subventions.
- Œuvres sociales pouvant être proposées
- Chèques cadeaux, jouets, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours,
- Attribution de primes de crèche-garderie, de prêt à la consommation, rentrée scolaire, Chèques vacances, Subvention concert, Aide aux vacances, Location et voyage, Naissance, Mariage, Retraite, Décès
- Proposition d’offres de nos partenaires : vacances , loisirs, commerçants
- Communication : envoi par courriel, affichage d’informations relatives aux activités du CSE HOPALE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des événements : Noël du personnel et des enfants
- Gestion de la messagerie interne du site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur
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Durée de conservation
Le CSE HOPALE ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
Le CSE HOPALE est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, et sociales - Urssaf) :
- Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservées dix ans (10 ans).
- Les justificatifs liés à l’attribution de prestation des œuvres sociales (actes de naissance et de mariage…) sont conservés trois ans (3 ans), en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière, en cas de contrôle de l’URSSAF
- Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (prélèvements sur paie) sont conservés trois ans (3 ans), en plus de l’année en cours.
- Les déclarations sociales (Urssaf) sont conservées au minimum trois ans (3 ans) en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq ans (5 ans).
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Destinataires des données
Les destinataires des données personnelles traitées par le CSE HOPALE sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation des données.
- In Extenso, Expert comptable pour l’établissement du bilan comptable
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Sécurité des données
Le CSE HOPALE s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecgter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges etc….). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le CSE HOPALE veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
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Droits des personnes concernées
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable, exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès du CSE HOPALE en envoyant votre demande :
- Par courriel à l’adresse : cehopale@orange.fr
- Par courrier postal à : CSE HOPALE – 47 rue du Dr Calot – 62600 Berck-sur-Mer
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Actualisation des données transmises
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
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En savoir plus
Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :
CSE HOPALE
47 rue du Dr Calot
62600 Berck-sur-Mer
Tél. : 03.21.84.54.86
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Modification de la Politique de Protection des données
Le CSE HOPALE est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.